Система цифровых пропусков: от заявки до проходной за 3 часа
Цифровой контроль доступа на объекты строительства
web
b2b
usability testing
redesign
Ключевые результаты
В цифрах
- Время выдачи пропуска сократилось с 10 часов до 3 часов. Метрика зависима от бизнес-процесса.
- Постепенное внедрение изменений в продукте повлияло на CSI. Сразу после внедрения первых изменений CSI вырос с 6,5 до 8 среди контрагентов и с 7 до 8,1 среди делопроизводителей. Среднее значение CSI держали не ниже 8,3 среди разных ролей.
- Продукт используется на всех проектах Самолета (всего 40+ проектов) и стал одним из группы продуктов для вывода на внешний рынок (на момент моей работы на проекте заключено 2 контракта).
- За время работы на проекте устранено 80% найденных проблем на этапе UX-аудита.
Для компании
Сокращение времени выдачи пропусков с 10 до 3 часов ускорило вывод рабочих на стройплощадку, увеличило фактическую численность на объектах и снизило риски срыва сроков строительства.
Проблема
На стройке каждый рабочий выходит на смену только по действующему пропуску. Чем дольше оформляется пропуск, тем дольше простаивает человек и тем сильнее сдвигаются сроки работ.
На момент, когда я присоединилась к команде, среднее время выдачи пропуска составляло около 10 часов — от подачи заявки до допуска на объект. Это задерживало вывод рабочих на площадку и влияло на выполнение плановых объёмов.
В процесс выдачи пропусков вовлечены несколько ролей (подрядчики, делопроизводители, директора стройки), и задержки на любом этапе приводят к сдвигу сроков работ на объекте.
На момент, когда я присоединилась к команде, среднее время выдачи пропуска составляло около 10 часов — от подачи заявки до допуска на объект. Это задерживало вывод рабочих на площадку и влияло на выполнение плановых объёмов.
В процесс выдачи пропусков вовлечены несколько ролей (подрядчики, делопроизводители, директора стройки), и задержки на любом этапе приводят к сдвигу сроков работ на объекте.
Цель: сократить время выдачи пропуска до 4 часов максимум.
Интерфейс заявки на пропуск
Общая проблема карточек с пропусками — повышенная нагрузка на зрительное сканирование. Подтверждена в ходе глубинных интервью.
Создание заявки на пропуска
Попытка показать все данные сразу, без приоритизации и шагов заставляют пользователя самостоятельно определять, с чего начать. Это создает ощущение сложного и трудоемкого процесса, в ходе которого требуется держать большой объем данных в рабочей памяти.
Что показало исследование
Глубинные интервью и UX-анализ показали, что на уровне интерфейса накопилось большое число проблем:
– нагруженный интерфейс,
– логические ошибки,
– неиспользуемый функционал.
– нагруженный интерфейс,
– логические ошибки,
– неиспользуемый функционал.
Решение
Вместе с командой выстроили итеративный план улучшений, сфокусированный на ключевой метрике продукта — времени выдачи пропуска. На каждом этапе флоу я уточняла потребности ролей и устраняла интерфейсные и процессные барьеры, замедляющие выпуск пропусков.
Ключевая метрика продукта — время выдачи пропуска.
Время выдачи пропуска зависело от нескольких участков флоу и разных ролей:
– создание пропусков — подрядчики;
– проверка пропусков — директора стройки и делопроизводители;
– перевыпуск пропусков — делопроизводители.
Я последовательно прорабатывала эти участки: сначала фокус на создании пропусков у контрагентов, затем — на проверке и перевыпуске у делопроизводителей.
В первую очередь в работу взяла создание пропусков — самый частотный сценарий, который создавал наибольшую нагрузку на контрагентов и службу поддержки. Я упростила форму сбора данных и спроектировала новый флоу, позволив заполнять данные итеративно и сохранять черновики будущих пропусков. По итогам изменений CSI среди контрагентов вырос с 6,2 до 8,3.
Следующим шагом стала переработка интерфейса проверки пропусков для делопроизводителей и директоров стройки. Я перевела пропуска в заявки в формат таблицы, сократила когнитивную нагрузку при беглой проверке данных и собрала все действия по сверке документов и фото в одном экране — вместо разрозненных вкладок и ручных лайфхаков. Новый флоу проверки ускорил работу примерно в 7 раз и сократил количество ошибок в 5 раз.
Параллельно я систематизировала процесс проверки дубликатов и перевыпуска пропусков для разных ролей.
– создание пропусков — подрядчики;
– проверка пропусков — директора стройки и делопроизводители;
– перевыпуск пропусков — делопроизводители.
Я последовательно прорабатывала эти участки: сначала фокус на создании пропусков у контрагентов, затем — на проверке и перевыпуске у делопроизводителей.
В первую очередь в работу взяла создание пропусков — самый частотный сценарий, который создавал наибольшую нагрузку на контрагентов и службу поддержки. Я упростила форму сбора данных и спроектировала новый флоу, позволив заполнять данные итеративно и сохранять черновики будущих пропусков. По итогам изменений CSI среди контрагентов вырос с 6,2 до 8,3.
Следующим шагом стала переработка интерфейса проверки пропусков для делопроизводителей и директоров стройки. Я перевела пропуска в заявки в формат таблицы, сократила когнитивную нагрузку при беглой проверке данных и собрала все действия по сверке документов и фото в одном экране — вместо разрозненных вкладок и ручных лайфхаков. Новый флоу проверки ускорил работу примерно в 7 раз и сократил количество ошибок в 5 раз.
Параллельно я систематизировала процесс проверки дубликатов и перевыпуска пропусков для разных ролей.
Релизы выкатывались поэтапно, а результат каждой итерации мы отслеживали по CSI для ключевых ролей и динамике времени выдачи пропуска, которое сокращалось от релиза к релизу.
Заявки на пропуска
Заявка с пропусками в формате таблицы: даёт делопроизводителю возможность бегло сканировать десятки пропусков в неделю (до 1 400 заявок на проект) и быстро находить ошибки в ключевых полях.
Создание пропуска
Пошаговый сценарий: контрагент может заполнять данные итеративно, не теряя прогресс, что особенно важно при массовой подаче заявок с десятками рабочих.
По результатам релиза CSI вырос с 6,2 до 8,3 — пользователи отмечали, что стало проще и спокойнее работать с заявками на пропуска.
По результатам релиза CSI вырос с 6,2 до 8,3 — пользователи отмечали, что стало проще и спокойнее работать с заявками на пропуска.
Проверка пропуска
Экран проверки пропуска для делопроизводителей: сравнение данных, документов и фотографий в одном интерфейсе. Я объединила проверку по нескольким источникам (паспорт, фото, данные заявки) в одном экране, избавив пользователей от «лайфхаков» с несколькими вкладками браузера.
Это ускорило ручную проверку примерно в 7 раз и снизило количество ошибок в 5 раз.
Это ускорило ручную проверку примерно в 7 раз и снизило количество ошибок в 5 раз.
